Miért hasznos és előnyös az e-konverzió?
A papíralapú dokumentumok megőrzése és tárolása folyamatosan komoly kihívás elé állítja a vállalkozásokat. A beérkező vagy már korábban keletkezett papírlapú üzleti dokumentumok (tipikusan PDF formátum) digitalizálása, jelentős előnyökkel jár, és már rövid távon megtérülő befektetés. Jelentősen csökkenthetők a tárolási és adminisztrációs költségek. Szemben a papíralapú dokumentumokkal, a digitalizált dokumentumok visszakeresése egyszerű és gyors folyamat.
Hogyan lehet jogszabálynak megfelelő hiteles elektronikus másolatot készíteni?
- A papír alapon létrejött dokumentumokról lehetőség van hiteles elektronikusmásolat készítésére. A másolatok készítésének szabályait a Bizalmiszolgáltatásokról szóló 2015. évi CCXXII. törvény (Elektronikus űrlapkitöltéstámogatás [EÜT.]) és az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló451/2016 (XII. 19.) Kormányrendelet („Konverziós rendelet”) III. fejezeteszabályozza.
- Az EÜT. szerint az elektronikus dokumentum bizonyító ereje megegyezik azeredeti, papíralapú dokumentum bizonyító erejével, amennyiben apapíralapú dokumentumokról a másolatkészítés szabályai szerint készült azelektronikus másolat.
Hiteles elektronikus másolat készítés jogi és eljárásrendi háttere:
- Jogszabályi héttér: Konverziós rendelet
- Másolatkészítési szabályzat → A Microsec segít a másolatkészítési szabályzatelkészítésében is.
- Papír alapú dokumentummal egyenértékű elektronikus másolat készítésétkövetően a papír alapú dokumentum, bizonyos jogszabályi feltételekfennállása esetén akár meg is semmisíthető (A másolat készítő cég egyéniüzleti döntése.)
- Papír alapú dokumentum szkennelve, záradékkal ellátva, hitelesítvebélyegzővel és időbélyegezve = HITELES elektronikus másolat
- Hitelesítési záradék automatikus elhelyezése „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező.” – hitelesítéskor ez a szöveg kerül bele pontosan a dokumentumba.
Az e-konverzió a digitalizációs transzformáció egyik alappillére, hogy miért?
- Alacsonyabb tárolási költségek, mert nincs szükség a dokumentumok fizikai tárolására.
- A dokumentumkezeléssel töltött idő csökken, mert egyszerűen és gyorsan visszakereshetők a már elektronikus dokumentumok.
- A dokumentumok károsodásának, eltűnésének kockázata csökken.
- A dokumentumokhoz való hozzáférési jogosultságok, könnyebben szabályozhatók, kezelhetők.
- Korlátlan számban állnak rendelkezésre hiteles elektronikus másolati példányok.
- Az e-konverzió jogilag egy jól szabályozott terület és a másolatkészítés technikai feltételei is adottak a Scan&Sign megoldásával.
- Gyorsabb ügyintézés és elektronikus folyamatok.
- A digitalizált dokumentumok rugalmasan, a szükséges megőrzési idő függvényében újra, felülhitelesíthetők, így biztosítható, hogy a hiteles digitális másolat 10, 20 vagy akár 50 év múlva is hiteles legyen.
- Arról a papíralapú dokumentumról, amelyről nem készül kellő időben hiteles elektronikus másolat, az a hosszú évek során el is veszhet és ilyenkor a dokumentum újra-előállítása bonyolult, illetve költséges is lehet, de előfordul, hogy már nem is lehetséges.
Hiteles elektronikus másolatkészítés bevezetéséhez szükséges komponensek:
- Minősített elektronikus bélyegző tanúsítvány.
- Minősített időbélyegzés szolgáltatás.
- e-Szignó aláíróprogram (integrált megoldás a CANON IR ADV gépekkel), amely támogatja a hitelesítési záradék elhelyezését a dokumentumban.
- Nyilvános másolatkészítési szabályzat, amely tartalmazza a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket. A másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét tartalmazó belső szabályzat.
Microsec és a CANON közös megoldásának, a Scan&Sign-nak jellemzői:
- Microsec által az imageRUNNER Advanced sorozatú Canon eszközökre fejlesztett Scan&Sign hiteles elektronikus másolatkészítés megvalósítása: o Szoftver telepítése egyszerűen (kód megadásával)
- Aláíró tanúsítvány és az ahhoz tartozókulcs Microsec-nél, mint bizalmi szolgáltatónál kerül tárolásra, egy úgy nevezett tárolt kulcsú szolgáltatás keretében (TKSZ)
- Csak jelszó és felhasználónév megadása
- Egyszerűen a menüből kiválasztva automatizált hiteles másolatkészítéslehetőség
Canon eszközön integrált hiteles másolatkészítés lehetősége teljesen automatikusan!
E-konverzió felhasználási területei:
- Már felhalmozódott papír alapú dokumentumokról készítendő hitelesmásolatok előállítása.
Ezek olyan cégek, ahol az elmúlt években tömegesen keletkeztek papír alapú dokumentumok. Például ilyenek a kórházak, államiintézmények stb.
- Papír alapú dokumentumok érkeztetése. Ezek többnyire olyan cégek, akik partnereikkel hagyományos úton kommunikálnak még. Jellemzően nagy mennyiségű papír alapú dokumentumot érkeztetnek és dolgoznak fel manuálisan. Például ilyen dokumentumok lehetnek a teljesítés igazolások, szerződések, partneri megállapodások, árú– és eszközkövetés, logisztika, beszerzési dokumentumok stb.
